1 lutego 2026 roku wchodzi w życie Krajowy System e-Faktur (KSeF), który całkowicie zmieni sposób wystawiania i odbierania faktur przez przedsiębiorstwa. O szczegółach projektu informuje Rzeczpospolita, pisze Bytow24. Zgodnie z nowymi przepisami, każda firma będzie zobowiązana do korzystania z systemu, a dokumenty sprzedażowe będą wystawiane wyłącznie elektronicznie.
Minister finansów Andrzej Domański zapowiedział, że system e-faktur ma na celu uproszczenie obiegu dokumentów i zwiększenie przejrzystości w rozliczeniach. Nowe zasady obejmą zarówno polskie, jak i zagraniczne przedsiębiorstwa działające na terenie kraju.
Kogo dotyczy obowiązek: kto musi korzystać z KSeF
Od lutego 2026 roku system będzie obowiązkowy dla największych firm, natomiast mniejsze przedsiębiorstwa zostaną objęte reformą od kwietnia. Dla mikrofirm przewidziano okres przejściowy, który potrwa do początku 2027 roku.
„Każda faktura wystawiona w Polsce będzie musiała przejść przez system KSeF. Odbiorca będzie zobowiązany ją pobrać i przechowywać elektronicznie” — podkreślono w projekcie resortu finansów.
Nowe regulacje mają wyeliminować papierowe faktury oraz uprościć proces kontroli i archiwizacji danych.
Firmy zagraniczne: kto nie musi korzystać z systemu
Wątpliwości dotyczące udziału zagranicznych firm zostały rozwiane w opublikowanym projekcie objaśnień. Według dokumentu, spółki nieposiadające w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności nie będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF.
„Firmy spoza Polski muszą posiadać odpowiednie zasoby personalne i techniczne, aby spełnić wymogi systemu. Tymczasowa obecność nie jest wystarczająca” — wyjaśnia Rzeczpospolita.
Ministerstwo wskazało trzy główne kryteria pozwalające ustalić, czy dane przedsiębiorstwo faktycznie prowadzi działalność na stałe w Polsce.
Rewolucja dla milionów firm: skala zmian w gospodarce
Według danych GUS, na koniec pierwszego kwartału 2025 roku w Polsce działało 2,8 mln aktywnych firm, z czego 2,7 mln to jednoosobowe działalności gospodarcze. Wdrożenie KSeF obejmie wszystkie podmioty gospodarcze, niezależnie od skali działalności.
„System pozwoli ograniczyć nadużycia podatkowe i przyspieszy proces rozliczania podatku VAT” — wskazuje Ministerstwo Finansów.
Władze podkreślają, że nowy system jest jednym z kluczowych kroków cyfryzacji sektora finansów publicznych i usprawni współpracę między urzędami a przedsiębiorcami.
Co oznacza reforma: nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu
Wprowadzenie KSeF ma przynieść firmom liczne korzyści, w tym automatyzację procesów księgowych oraz skrócenie czasu obsługi dokumentów. Jednak wdrożenie systemu wymaga od przedsiębiorców inwestycji w nowe oprogramowanie i szkolenia pracowników.
„To największa zmiana w sposobie fakturowania od dwóch dekad. Przedsiębiorcy powinni przygotować się na nową rzeczywistość” — podsumowano w analizie.
Reforma ma też na celu zwiększenie bezpieczeństwa danych i wprowadzenie jednolitego standardu e-dokumentacji na poziomie Unii Europejskiej.
Przypomnijmy, że pisaliśmy już o zamknięciu sklepów Hussel w Portugalii przez właściciela sieci Jeronimo Martins.
